Qui n’a pas déjà agonisé dans un meeting?
La plupart du temps, ces rencontres sont mal planifiées et mal animées. Il arrive aussi que les réunions soient inutiles. Souvent, elles sont trop longues et on en sort en ayant l’impression d’avoir perdu notre temps.

Une réunion sert à :

- échanger de l’information utile et nécessaire

- discuter afin de co-créer ou d’apprendre ensemble

- resserrer les liens : apprendre à se connaître et se faire confiance.

Tout un programme vous me direz! Ça ne se prépare donc pas à la légère.

En effet, il serait préférable que chacune des personnes convoquées puisse se préparer avant la réunion. Aussi, si une personne est conviée assurez vous qu’elle ait réellement à contribuer aux sujets discutés.

La personne qui convoque la rencontre doit en prévoir le déroulement (réaliste selon le temps accordé) et l’animer avec dynamisme et un brin de créativité pour favoriser un contexte propice. Si vous présentez des informations, n’assommez pas les gens avec des présentations PowerPoint à n’en plus finir. Prévoyez des temps de rétroaction et des conversations. N’hésitez pas à diviser le groupe en sous-groupe afin que plusieurs discussions se déroulent en même temps et faites le cumul en grand groupe pour bien en capturer l’essence.

Chaque réunion est une belle occasion de faire du mini team building. Prévoyez une introduction, c’est le décollage pour permettre une bonne altitude (un check in), par exemple : Qu’attendez-vous de cette réunion?, Trouvez un symbole qui correspond à votre humeur du jour?, Quelle est la force principale de notre équipe? etc. À la fin, soignez l’atterrissage en bouclant adéquatement, annoncez les prochaines étapes et identifiez les grands constats à tirer de cette conversation.

Quand l’organisation change et que du neuf est requis. Au lieu de tout décider dans le haut de la pyramide, pourquoi ne pas faire brainstormer toutes vos troupes sur les nouvelles solutions à implanter? Une richesse insoupçonnée est disponible quand on fait appel au leadership de chacun. Mettre les gens ensemble pour discuter des enjeux permet de multiplier l’intelligence collective. Plusieurs façons de faire sont possibles, pour des groupes de 3 à 1 000 personnes et ce de façon efficace, tout en générant du concret. C’est ça le nouveau leadership. Oui, c’est très différent du leadership autocratique d’antan. Mais nous sommes dans une autre époque, où pour réussir, il faut mobiliser les troupes autrement.

Je vous recommande d’écouter ce que l’auteure Margareth Weathly en pense.

En terminant, si vous avez besoin d’un coup de main pour raviver vos rencontres ou engendrer des conversations importantes, je peux vous aider!